Чого слід чекати, якщо не оцифрувати трудову книжку до 10 червня, та як це зробити самостійно

Ще у 2021 році  держава вирішила відмовитися від паперової бюрократії та зібрати всю інформацію про стаж українців у єдиний Реєстр застрахованих осіб, запровадивши електронну трудову книжку — цифровий аналог паперового документа.

Фактично, це персональний профіль у базі Пенсійного фонду, де зберігається повна історія професійної діяльності, а саме дати прийняття на роботу, переведення на інші посади, звільнення та сплачені страхові внески.

Уся інформація про стаж після 1 січня 2004 року вже є в цій системі — електронна база автоматично підтягує її з регулярних звітів, які подають роботодавці. Проте реєстр "не бачить" роботи до 2004 року, адже ці дані існують лише на папері.

Таким чином, тим хто розпочав працювати після 2004 року додатково оцифровувати трудову книжку не потрібно.

Що буде, якщо не оцифрували трудову книжку до 10 червня

Важливо, якщо трудова книжка залишається неоцифрованою, стаж від цього не анулюється, а законодавство не передбачає жодних штрафів ані для підприємства, ані для працівників. При цьому, паперова трудова повністю зберігає свою юридичну силу і залишається доказом стажу, набутого до 1 січня 2004 року.

Однак зміни відбудуться у відповідальності. Починаючи з 11 червня, відділи кадрів більше не матимуть законних підстав зберігати паперові трудові книжки у себе.

Тому роботодавець буде зобов'язаний видати оригінал документа на руки працівнику під особистий підпис у спеціальному журналі обліку. З цього моменту працівник самостійно відповідає за фізичне збереження трудового документа.

Якщо книжка зникне, а її скан-копій у базі Пенсійного фонду не буде, відновлювати стаж до 2004 року доведеться через державні архіви або суд. Крім того, відсутність електронних даних унеможливить автоматичне призначення пенсії, адже держава просто не зможе розрахувати її без участі працівника, тому доведеться фізично йти до сервісного центру ПФУ і подавати оригінали документів інспектору.

При цьому на порталі Пенсійного фонду після крайнього терміну можливість оцифрувати стаж залишається відкритою. Працівник, або роботодавець досі може завантажити скан-копії в будь-який час через електронний кабінет або принести їх до відділення ПФУ. 

Як внести дані в ПФУ з трудової книжки

Щоб система Пенсійного фонду прийняла документи з першого разу, потрібно правильно їх підготувати. Першим кроком є створення цифрових копій. Необхідно відсканувати або якісно сфотографувати абсолютно всі сторінки трудової книжки, на яких є будь-які записи, включаючи вкладиші та відомості про нагородження.

До скан-копій також передбачені вимоги, а саме: 

• Сканувати треба лише оригінали в кольоровому форматі, адже чорно-білі ксерокопії одразу відхиляються.
• У кадрі має бути видно весь текст, серію та номер книжки, дати, печатки, підписи керівників і повне ім'я. Краї сторінок не повинні бути обрізаними.
• Зберігати готові файли потрібно у форматах JPG або PDF, а розмір кожного окремого документа не повинен перевищувати 1 МБ.

Щоб безпосередньо внести відскановані дані потрібно зайти на вебпортал ПФУ та увійти до особистого кабінету за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або застосунку Дія.Підпис. Далі треба слідувати наступному алгоритму: 

• У лівому навігаційному меню знайти в розділ “Комунікації з ПФУ” та відкрити вкладку "Відомості про трудові відносини".
• Перевірити загальну особисту інформацію. Якщо паспортні дані чи ідентифікаційний код не підтягнулися автоматично, необхідно ввести  їх вручну. Після цього поставити галочку, надавши електронну згоду на обробку персональних даних.
• Прикріпити підготовлені скан-копії сторінок у хронологічній послідовності та натиснути кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".

Електронна система дозволяє завантажувати не лише трудову книжку. Для підтвердження певних періодів можна додати скан-копії диплома про очне навчання разом із додатком, військового квитка, свідоцтва про народження дитини або документи про зміну прізвища.

Після відправки контролювати процес перевірки можна у розділі “Мої звернення”. Коли статус зміниться на “Виконано”, ваші внесені до реєстру.

Якщо не має технічної можливості оцифрувати документи через вебпортал, можна зробити це у відділенні Пенсійного фонду. Що потрібно взяти з собою:

• Жодних ксерокопій робити не потрібно, фахівець ПФУ все відсканує самостійно.
• Але для цього потрібно мати оригінали паперової трудову книжку та вкладиші до неї, паспорт, ідентифікаційний код, за потреби – документ про зміну прізвища.

Читайте також: Правила підрахунку стажу для пенсії змінюються: деталі