Лікбез з відкритих закупівель або Чи потрібні нам професійні закупівельники

Часто ми не готові до таких вимог часу, проте нові навички й справді спрощують нам життя. Недовіра та ворожість до інновацій є наслідком незнання. Тому, дослухаючись до не меш відомої фрази «Вчитися і ще раз вчитися», продовжуємо працювати над собою щодня.

Отож, все змінюється, а тому й не дивно, що змінилися  й процедури державних закупівель. Але, незважаючи на професіоналізацію відкритих закупівель  дозволити собі експертів з проведення тендерів може далеко не кожне підприємство, тим більше державне.

Що ж робити і де шукати того ідеального закупівельника? Підвищити професійний рівень закупівельників – одне з головних завдань реформи. Але чому це так важливо? Відповідь проста: ефективність та якість. Ці  якості найкраще характеризують саму суть професіоналізації відкритих торгів. Успішний розвиток реформи публічних закупівель базується на трикутнику взаємодії: держава, бізнес і громадське суспільство.

А будь-яка співпраця повинна бути добре організована, раціональна і корисна для всіх учасників. Тому бізнес вчить державу оптимізувати свої процеси, держава - допомагає використовувати всі законодавчі інструменти для справді успішного проведення тендерів, а громадянське суспільство надає публічну підтримку та здійснює контроль - бо довіряй, але перевіряй. Виграють усі.

Звісно, професіоналізація закупівель в державі залишається болючим питанням. В тендерах беруть участь більше 100 тис людей(!). Чи всі вони професіонали? На жаль, ні. Часто це люди, які не знають, власне, самого процесу проведення тендеру, не мають навичок ведення переговорів, та й навряд чи читали Закон «Про публічні закупівлі».

Чому так стається? Все просто, закупівлі у невеликих замовників, особливо державних – це додаткове неоплачуване навантаження. Як результат, закупівлею паперу змушені займатись лікарі чи викладачі.

Саме з метою полегшити процес ведення торгів, держава і створила Центральну закупівельну організацію, ключовим завданням якої  є підвищення ефективності закупівель внаслідок об’єднання замовлень на типові товари у великі тендери із залученням кваліфікованих спеціалістів. Такий підхід дозволить значно зменшити навантаження на тендерні комітети, яких сьогодні нараховується понад 15 тисяч, та дасть змогу більш ніж 200 тисячам штатних працівників державних установ більше уваги приділяти своїм безпосереднім обов’язкам.

Шукаємо ідеального закупівельника

Хто ж такий професійний закупівельник? Супер-герой, що вміє опинитися в правильному місці в правильний час, але не випадково, а заплановано. Це людина, що точно знає, що саме потрібно закупити, де і як це зробити максимально вигідно, зможе якісно підготувати тендерну документацію і провести закупівлі за кращими стандартами і відповідно до вимог закону.

Проте вміння проводити закупівлі не свідчить про професіоналізм у цій сфері. Можна оволодіти мінімальними навичками і розібратись у механіці роботи системи закупівель, проте так і не зуміти зробити закупівельний процес свого підприємства по-справжньому ефективним і успішним.

Теорія потребує практики, але і навпаки.  
Важливо зрозуміти власне філософію «розумних закупівель»: раціоналізація і оптимізація закупівельного процесу з метою ефективного розподілу засобів підприємства.

А стосовно практичного досвіду, то тут важливим є закупівельний план – раціоналізація  роботи підприємства, ефективне використання бюджету (наприклад, оптимізувати план закупівель - купувати  лише необхідні на даному етапі матеріали). Саме з таких “дрібниць” і складається економічна ефективність підприємства, для якої закупівлі мають величезне значення.

Для тих, хто хоче стати ефективним закупівельником

Щоб успішно використовувати усі наявні інструменти відкритих продажів, варто запам’ятати декілька правил.
З’ясуйте основні поняття та  поняття: допорогові закупівлі, пропозиції, гарантійні внески  та ще багато інших. Це допоможе вам краще зрозуміти все, що відбувається під час тендерів.

Проаналізуйте тендерне законодавство та вимоги. Через незнання основних вимог, а також власних прав, учасники аукціонів втрачають можливість отримати бажаний лот.  Найсумніше те, що причиною цього стає банальна неуважність, через яку учасника і дискваліфікують.

Пам’ятайте, що торги проходять в декілька етапів. Саме тому алгоритм моніторингу державних закупівель слід розглядати в розрізі кожного етапу закупівлі. Адже незалежно від конкретного виду закупівлі, всі закупівлі мають певні стандартні умовні етапи.

Не забувайте про свої права. Свою позицію варто відстоювати. Існує чимало  інструментів контролю та оскарження тендерних торгів, наприклад: вимоги та скарги. Не варто боятися.

Раціонально оцінюйте свої можливості. Постачальник, подаючи свою заявку на тендер, повинен точно розуміти, що в разі виграшу він буде зобов’язаний надати  товари чи послуги вчасно і в повному обсязі. Реально оцінюйте власні можливості.

Не капітулюйте після першого програшу.  Не здавайтесь. Проаналізуйте свої помилки і рухайтесь далі. Можливо, наступного разу саме ви будете переможцем.

Постійне поглиблення своїх навичок та навчання новим стратегіям - ось що відрізняє професіоналів від інших працівників, і саме це дозволяє їм робити свої підприємства успішними, отримувати та заощаджувати більше. Будьте справжніми професіоналами своєї справи, постійно вдосконалюйте свої навики та не бійтеся помилятися.